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Die elektronische Rechnung

Magazin der Kreishandwerkerschaft Mönchengladbach Juni/Juli 2015

Reduzierung der steuerlichen Anforderungen und praktische Umsetzbarkeit

Die Vorteile liegen auf der Hand. Mit Rechnungen in elektronischer Form können der Versand, die interne Weiterleitung im Unternehmen und die Ablage bzw. Archivierung papierlos durchgeführt werden. Dies spart Raum, der andernfalls für Akten vorgehalten werden müsste, und unter Umständen auch eine Menge Zeit.

In der Vergangenheit wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen jedoch umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur oder ein sogenanntes EDI-Verfahren verwendet wurde, das die Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung gewährleistet. Es waren also zwingend Technologien vom Steuerpflichtigen bereitzustellen, die mit Kosten und EDV-Ressourcen verbunden sind.

Zum 1. Juli 2011 wurden die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen erfreulicherweise deutlich reduziert. Hintergrund ist, dass nach geltendem EU-Recht Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind.

Für die Praxis „kleinerer" Betriebe bedeutet dies, dass der Einsatz elektronischer Rechnungen im Alltag mittlerweile auch ohne aufwendige Technologien möglich ist. Unter Berücksichtigung einiger „Spielregeln" können unter anderem auch Rechnungen, die per E-Mail mit angehängter PDF-Datei versendet werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Wie sehen diese „Spielregeln" nun aber aus?

Zunächst ist völlig klar, dass das, was für Rechnungen in Papierform steuerlich zu beachten ist natürlich auch für elektronische Rechnungen zwingend zu berücksichtigen ist. Damit sind insbesondere die für den Vorsteuerabzug notwendigen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gemeint, wie zum Beispiel der vollständige Name des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, das Ausstellungsdatum, die fortlaufende Rechnungsnummer usw. Ein Mangel bei diesen „Formalitäten" gefährdet den Vorsteuerabzug, also die Erstattung der an den leistenden Unternehmer gezahlten Umsatzsteuer.

Wichtig, da zwingende Voraussetzung ist auch, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden sein muss, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (vgl. § 14 Abs. 1 S. 7 UStG).

Darüber hinaus müssen sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen
  • die Echtheit der Herkunft
  • die Unversehrtheit des Inhalts und
  • die Lesbarkeit der Rechnung
gewährleistet sein. Dies kann durch die früher zwingend vorgeschriebenen Technologien (bspw. die sogenannte qualifiziert elektronische Signatur) gewährleistet werden, aber eben seit dem 1. Juli 2011 auch durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können (§ 14 Abs. 1 UStG).

Ein solches innerbetriebliche Kontrollverfahren hat den Zweck, die korrekte Übermittlung der Rechnung sicherzustellen. Es geht also darum zu prüfen, ob die Leistung, der Leistende, das Entgelt und der Zahlungsempfänger richtig sind. Kann dies durch das Kontrollverfahren bejaht werden, darf angenommen werden, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind, die Rechnung also weder ge- noch verfälscht wurde (vgl. BMF-Schreiben vom 02.07.2012).

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren ist somit kein bestimmtes technisches Verfahren. So komplex sich die Bezeichnung zunächst anhört ist das, was verlangt wird, nicht. Auch ein manueller Abgleich der elektronischen Rechnung mit den vorliegenden geschäftlichen Unterlagen wie zum Beispiel der Kopie der Bestellung, dem Auftrag, dem Lieferschein und dem Überweisungsbeleg kann einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung begründen.

Für die praktische Umsetzung kann es durchaus sinnvoll sein, eine eigene E-Mail Adresse für den Rechnungsempfang einzurichten. Um die Lesbarkeit der Rechnung sicherzustellen ist zu empfehlen, vom Rechnungssteller eine PDF-Datei zu verlangen.
Schließlich ist zu beachten, dass elektronische Rechnungen genauso wie Papier-Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren sind. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden (vgl. § 14b Abs. 1 UStG). Eine revisionssichere und elektronische Archivierung ist somit ein Muss. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist damit nicht zulässig.

Eine konsequente Ablagesystematik zum Beispiel nach Rechnungsnummer und Rechnungsdatum sind in der Praxis von Vorteil. Auch ist ggf. die E-Mail zu archivieren, wenn diese relevante Informationen zur Rechnung beinhaltet.

Die praktische Umsetzbarkeit und damit auch die Attraktivität von elektronischen Rechnungen für kleinere und mittlere Betriebe wurden somit eindeutig verbessert. Gleichwohl ist die elektronische Rechnung aber kein Selbstläufer, da mit ihr eine sorgfältige und geregelte Kontrolle im Unternehmen einhergehen muss.

Thelen & Thelen Steuerberatung
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